Management eines Datenlebenszyklus–Die Verarbeitung sämtlicher Daten eines Lebenszyklus mithilfe eines einzigen Informationssystems

By 23. Juli 2018Allgemein

Technologien und Märkte, die sich heutemit der Datenverwaltung und –speicherung beschäftigen, sehen sich einem dramatischen Wandel gegenüber aufgrund der ständig wachsenden Datenmengen und zunehmenden Informationserfassung.Die richtlinienbasierte Annäherung,die die Abfolge der Daten in einem bestimmten Informationssystem während ihres Lebenszyklus festlegt, von der Schaffung, der Aufbewahrung bis hin zur Löschung, wenn die Daten nicht länger benötigt werden, nennt man „Datenlebenszyklus Management“.Online-Verkäufe, digitale Verträge, CRM Daten, Betriebssysteme, Marketing, all das bildet heutzutage die Basis für jedes moderne und funktionierende Unternehmen.Ganz zu schweigen von drahtlosen Netzwerken, Fernsteuerungen und multimedialer Nutzung, die allesamt eine gewaltige Menge an Daten produzieren.Diesen großen Datenberg zu speichern, anzuzeigen, zu überprüfen und später zu löschen, hilft auf der einen Seite erfolgreich Geschäfte zu machen, muss aber gleichzeitig die Anforderungen der Datengesetzgebung erfüllen.

 

Ziele des Datenlebenszyklus-Managements

 

  • Datensicherheit

 

Die Sicherheit bei der Speicherung von Daten hat sich zum Hauptthema nicht nur im IT Bereich entwickelt.Datensicherheitsvorschriften und gesetzliche Anforderungen an den Umgang mit Daten beschäftigen heutzutage in hohem Umfang auch die Geschäftsführung.So ist es neben der Einordnung des IT Bereichs als Fachabteilung ebenfalls sehr wichtig, die IT Infrastruktur abzusichern.Die Rolle des Datenlebenszyklus Managements besteht vor allem darin, einen kostenoptimalen Datenschutz zu gewährleisten.Das bedeutet, dass für wichtige Daten ein hohes Maß an Sicherheit eingerichtet wird und auf der anderen Seite unwichtige Daten angemessen und kosteneffektiv gesichert werden.

 

  • Verfügbarkeit von Daten

 

Gesammelte Daten müssen unterschiedlich häufig gespeichert und abgerufen werden, jeweils abhängig von der Wichtigkeit.Die Verfügbarkeit von Daten wird mithilfe des Datenlebenszyklus Managements (DLM) gesteuert.Sehr wichtige Daten werden in übergeordneten Speichergeräten (Zentraleinheit oder CPU Cache, RAM oder Arbeitsspeicher) aufbewahrtmit einer kurzen Zugriffszeit, während Daten, die weniger wichtig sind, in zweit- oder drittrangigen Speichergeräten gelagert werden wie zum Beispiel in weiteren Festplatten oder sogar in rechnerunabhängigen Speichern ( USB, CD, Bandlaufwerk), immer abhängig davon, wie wichtig die Daten sind und wie oft diese gebraucht werden.Um diesen Prozess zu regulieren, mach das DLM Gebrauch von einer Technologie, die auf einem hierarchischen Verwaltungssystem (HSM) beruht.

  • Datensicherheit

 

Datensicherheit hat sich aufgrund der Regularien, die die Datenaufbewahrung regeln, zu einem zentralen Thema entwickelt. Datenintegrität bedeutet für die Daten in einem Unternehmen, dass diese für den gesamten Lebenszyklus zugänglich, verlässlich und original sein müssen.Nach der FDA und ihren Richtlinien zur “Data integrityandcompliancewith CGMP” müssen Daten die folgenden Anforderungen erfüllen:

 

  1. Zuordnungsbar – Gesammelte Daten müssen auf die Person, die die Daten erstellt hat, zurückzuführen sein.
  2. Lesbar – Gesammelte Daten müssen lesbar sein und einfach verständlich für Jedermann. Gesicherte Aufzeichnungen müssen während des Lebenszyklus der Daten zugänglich bleiben.
  3. Aktuell – Jedes Mal, wenn Daten genutzt werden, müssen Aufzeichnungen erstellt werden. Ergebnisse und Messungen müssen aufgezeichnet und der Zeitpunkt der Datennutzung registriert werden.
  4. Original – Die ursprüngliche Form und/oder Quelle der Daten muss immer erhalten bleiben.
  5. Sorgfältig – Die Daten müssen frei von Fehlern sein, glaubwürdig und reflektierend für den Wahrnehmenden.

 

Das Datenlebenszyklus Management muss Lösungen bieten, Daten hierarchisch mithilfe von Instore-Technologien gemäß Dringlichkeit zu speichern, die sich durch Preis und Ausführung unterscheiden.Gleichzeitig müssen diese Daten jederzeit für ihre Nutzer und Administratoren zugänglich sein.

 

HSM (Hierarchisches Speichermanagement)

 

Das hierarchische Speichermanagement ist ein Datenlebenszyklus Management Konzept. HSM funktioniert ähnlich wie eine Datensicherheitssoftware, bei der selten genutzte Ordner und Daten in einem günstigen Backup-Speicher aufbewahrt werden.Die Daten werden sortiert und verwaltet nach bestimmten Parametern, wie zum Beispiel Zugangszeitpunkt, Dateigröße u.v.m.Die Speichermedien, die für die Aufbewahrung genutzt werden, hängen auch von diesen Parametern ab. So werden oft genutzte Daten auf Festplatten gespeichert und später, wenn die Nutzungshäufigkeit sich ändert, eher Banklaufwerke oder Bankarchive benutzt. Inaktive Dokumente und Daten werden in lokalen Ordnersystemen verwaltet und sind  jederzeit abrufbar.Die am häufigsten genutzten Daten werden in teureren Massenspeichersystemen verwahrt und können daher zu jeder Zeit schneller abgerufen werden.Das HSM System als ein Teil des Datenlebenszyklus Management Prozesses gewährleisten für eine lange Zeit den Zugang zu gespeicherten Daten. Aus diesem Grund sind diese besonders praktisch für das DLM.

 

Eine Möglichkeit, die Kosten zu kontrollieren und dennoch den Anforderungen unerwarteter Datenspeicherungen gerecht zu werden, ist es, die fünf Phasen des Datenlebenszyklus zu visualisieren und entsprechend zu handeln:

 

Phase 1:Frische, aktuelle Daten sind eine “Machtquelle” für Unternehmen.Mitarbeiter generieren neue Daten und Ordner, die in die täglichen Arbeitsabläufe im Unternehmen einfließen.Die Unternehmen speichern diese Daten in lokalen Arbeitsspeichern und Netzwerkservern ab.Zusätzlich werden diese Daten in einer Cloud oder lokal als Backup gesichert. So können sie im Fall eines Verlusts der Daten schnell wieder hergestellt werden.

 

Phase 2: Einem Datenverlust kann durch entsprechende Datensicherheit vorgebeugt werden.Sind Daten veraltet, können Sie vom Hauptserver entfernt und an kosteneffektivere Orte wie externe  Sicherungsbänder oder Cloud-Systeme übertragen werden. Im Falle einer ernsten Störung oder einem katastrophalen Ereignis können die gesicherten Dateien komplett wieder hergestellt werden.

 

Eine ausgewogene Datenspeicherungs- und Datensicherheitsstrategie kombiniert externe Bandbibliotheken mit Cloud Backups und nötiger Datensicherheit. In einem solchen hybriden Systemwählt man das geeignetste Aufbewahrungsmedium individuell für jede Datei.

 

Phase 3: Eine andere Möglichkeit, die Datensicherheitskosten begrenzt zu halten, ist die Archivierung. Für manche Daten gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.So müssen sogar nicht genutzte Daten aufbewahrt werden und während dieser Zeit zugänglich sein. Für diese Langzeitspeicheranforderungen gewähren die externen Backup Archive ein hohes Maß an Sicherheit bei schnellem Zugang und niedrigen Speicherkosten.

 

Diese Art der Datenaufbewahrung ist besonders gut geeignet für unstrukturierte Dateien wie zum Beispiel E-Mails.Unternehmen präferieren diese Art der Datenspeicherung insbesondere deshalb, weil so große Datenmengen, die für umfangreiche Datenanalysen  benötigt werden, kostenoptimal aufbewahrt werden können.

 

Phase 4:Veraltete und inaktive Daten  müssen vernichtet werden: dieser Prozess gewährleistet eine kontrollierte Löschung von Daten.Sicherungsbänder sind günstig, aber die meisten Unternehmenverfügen über keinen unbegrenzten Speicherplatz. Die letzte Phasedes Datenlebenszyklus Management beinhaltet die Vernichtung nicht länger benötigter Daten.Dieser Prozess wird aufgezeichnet und folgt gewöhnlich einemfestgelegten Zeitplan, der sowohl auf regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen basiert sowieunternehmenseigene Anforderungenerfüllt.

 

Phase 5: Zu guter Letzt  muss eine sichere Datenlöschung auf allen IT Systemen stattfinden. Der Datenspeicherungslebenszyklus endet erst dann, wenn die letzten Spuren der Daten gelöscht sind – auch von stillgelegten Computern und externen, peripheren Geräten.So muss sogar für den Fall der Abschaltung und/oder Ausrangierung von Bürogeräten die Datenlöschung garantiert sein.

 

Wenn ihre Organisation nur veraltete Aufbewahrungshardware behält und Daten nur sichert, um auf Stammdaten bei Bedarf zurückgreifen zu können, mag es eine gute Idee sein, einen Dienstleister zu engagieren, der die Datenmigration für Sie vornimmt und die Wiederverwendbarkeit sicherstellt.Mit spezieller Technologie ausgestattet, kann Ihnen ein solcher Dienstleister Zugang zu archivierten Daten verschaffen und Ihnen Ausgaben ersparen, die mit der Wartung veralteter Systeme und Software eng verbundensind.

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